Was ist ein SEPA-Lastschriftmandat?
Bei der SEPA-Lastschrift zieht der Zahlungsempfänger den Betrag vom Konto des Zahlers ein. Damit das rechtmäßig ist, muss der Zahler vorher zustimmen. Diese Zustimmung ist das SEPA-Lastschriftmandat. Es enthält zwei Dinge in einem: die Ermächtigung an Sie, einzuziehen, und die Anweisung an die Bank des Zahlers, die Lastschrift einzulösen.
Ob monatliche Hosting-Gebühr, Mitgliedsbeitrag oder Abo: Sobald Beträge regelmäßig eingezogen werden, ist ein Mandat die Grundlage. Ohne gültiges Mandat drohen Rückbuchungen und Streit.
Welche Angaben gehören in ein Mandat?
Ein Mandat muss eindeutig erkennen lassen, wer wem erlaubt, wovon einzuziehen. Üblich sind diese Angaben:
| Angabe | Wofür sie dient |
|---|---|
| Mandatsreferenz | Einmalige Nummer pro Mandat; ordnet jede Lastschrift dem Mandat zu |
| Gläubiger-Identifikationsnummer | Kennzeichnet Sie als Zahlungsempfänger, z. B. DE98ZZZ09999999999 |
| Name und Anschrift des Zahlungsempfängers | Wer die Lastschrift einzieht |
| Name des Kontoinhabers | Wer zustimmt |
| IBAN | Das Konto, von dem eingezogen wird |
| Datum und Zustimmung | Wann und womit die Erlaubnis erteilt wurde |
| Hinweis auf das Erstattungsrecht | Innerhalb von acht Wochen kann die Belastung zurückverlangt werden |
SEPA-Mandat online einholen
Ein Mandat muss nicht auf Papier unterschrieben werden. Sie können es auch online einholen, zum Beispiel über ein Formular auf Ihrer Website. Wichtig ist, dass Sie die Erteilung später nachweisen können. Dafür sollten Sie speichern:
- den genauen Wortlaut, dem die Kundin oder der Kunde zugestimmt hat,
- Datum und Uhrzeit der Erteilung,
- Name, E-Mail-Adresse und IBAN des Kontoinhabers,
- die Mandatsreferenz, die auch später beim Einzug mitgegeben wird.
Praktisch ist eine Bestätigungsmail an die Kundin oder den Kunden: Sie dokumentiert das Mandat und lässt Irrtümer früh auffallen. Wegen des Datenschutzes genügt dort eine gekürzte IBAN.
Vorlage, PDF oder Generator?
Es gibt drei gängige Wege, ein Mandat einzuholen:
| Weg | Aufwand für Sie | Typische Probleme |
|---|---|---|
| Papier oder PDF-Vorlage | hoch: ausdrucken, einscannen, abtippen | unleserliche Handschrift, fehlende Felder, Tippfehler in der IBAN |
| Allgemeines Online-Formular | mittel: Daten kommen per Mail, Referenz vergeben Sie selbst | doppelte Referenzen, kein sauberer Nachweis, manuelle Ablage |
| Automatischer SEPA-Mandat-Generator | gering: alles geschieht automatisch | einmalige Einrichtung |
Ein Generator ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie regelmäßig neue Kund:innen oder Mitglieder haben. Er nimmt Ihnen die wiederkehrende Arbeit ab und macht jedes Mandat gleich vollständig.
Was ein SEPA-Mandat-Generator automatisch erledigt
Ein guter Generator übernimmt genau die Schritte, die sonst von Hand gemacht werden:
- Formular ausfüllen: Name, E-Mail, optional Firma und IBAN – mehr braucht es nicht.
- IBAN prüfen: Länge, Länderkennung und Prüfziffer werden sofort kontrolliert, bevor das Mandat gespeichert wird.
- Mandatsreferenz vergeben: Jedes Mandat erhält automatisch eine einmalige Nummer.
- Nachweis speichern: Wortlaut, Zeitpunkt und Daten werden abgelegt, die IBAN verschlüsselt.
- E-Mails verschicken: Kundin und Sie erhalten je eine formatierte Mail – die Kundin mit gekürzter, Sie mit vollständiger IBAN.
Genau so funktioniert das Formular, das ich für meine eigenen Kund:innen einsetze. Sie können es direkt ausprobieren.
Was nach dem Mandat noch zu beachten ist
- Vorabankündigung (Pre-Notification): Kündigen Sie jeden Einzug mit Betrag und Datum vorher an. Üblich sind 14 Tage, vereinbaren lassen sich auch kürzere Fristen.
- Aufbewahren: Bewahren Sie das Mandat auf, solange es genutzt wird, und danach noch für die gesetzliche Frist.
- Ungenutzte Mandate verfallen: Wurde 36 Monate lang keine Lastschrift eingezogen, erlischt das Mandat.
- Rückgaberecht: Zahler können autorisierte Lastschriften binnen acht Wochen zurückbuchen lassen, nicht autorisierte länger.
Häufige Fragen
Brauche ich für jede Lastschrift ein neues SEPA-Mandat?
Nein. Ein Mandat gilt für wiederkehrende Einzüge, solange es genutzt wird. Es verfällt, wenn 36 Monate lang keine Lastschrift eingezogen wurde.
Darf ich ein SEPA-Mandat online einholen?
Ja, ein Mandat muss nicht auf Papier unterschrieben werden. Wichtig ist, dass Sie die Zustimmung nachweisen können: Wortlaut, Zeitpunkt, Kontoinhaber und Mandatsreferenz.
Was ist eine Mandatsreferenz?
Eine einmalige Kennung, die das Mandat eindeutig bezeichnet. Sie wird bei jeder Lastschrift mitgegeben und ordnet sie dem Mandat zu. Ein Generator vergibt sie automatisch.
Wo bekomme ich die Gläubiger-ID?
Bei der Deutschen Bundesbank, kostenlos über deren Online-Portal. Sie brauchen sie, bevor Sie SEPA-Lastschriften einziehen.
Kann ein SEPA-Mandat-Generator in meine bestehende Website eingebaut werden?
Ja. Ich baue den Generator in Ihre Website ein, in Ihrem Design und auf Wunsch mit Anbindung an Buchhaltung oder CRM. Hier unverbindlich anfragen.